Privacystatement Mister Mail BV

Dit privacy statement is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Mister Mail BV (KvK 14059532), hierna aan te duiden als Mister Mail.

Mister Mail (hierna: “wij”) verwerkt persoonsgegevens van haar klanten, prospects en partners. Wij doen dit om onze klanten zo goed mogelijk te helpen en onze doelstellingen te bereiken. In dit privacy statement leggen we uit waarom en op welke manier we je persoonsgegevens verwerken.
Ons privacybeleid heeft betrekking op de communicatie en dienstverlening van Mister Mail met/aan (potentiële) klant- en partnerrelaties.

Wie zijn wij?

Mister Mail BV ontwikkelt en levert e-mail marketing diensten sinds 1998. Mister Mail BV levert hiervoor niet alleen de software, maar ook de services die nodig zijn om succesvol te starten en daarna meer rendement te halen uit deze kanalen.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wanneer je een overeenkomst aangaat met Mister Mail en/of je jezelf registreert voor e-mailings en/of het aanvragen van informatie, demonstraties, testaccounts, prijsopgaven e.d. via Mister Mail, vragen wij je om persoonlijke en bedrijfsgegevens in te vullen. Wij maken gebruik van cookies en andere technologieën om een indruk te krijgen van je activiteiten binnen onze websites, e-mailings en services om je een optimale ervaring te kunnen bieden.
Onder persoonsgegevens verstaan we je persoonlijke gegevens die je vrijwillig achterlaat op onze website van jou en/of je organisatie. Hieronder valt ook alle openbare informatie die op internet beschikbaar is.
Van bezoekers op onze website verwerken wij – indien van toepassing – de volgende gegevens:

  • Naam, adres, woonplaats
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres, opt-in voor e-mailings
  • Geslacht
  • Bedrijf, Functie
  • Contactgeschiedenis
  • Interesses
  • Surfgedrag
  • IP-adres, social ID, cookie ID
  • Openbare data verkregen van internet en sociale profielen
  • Indien je e-mails van ons ontvangt, registreren wij je interacties (open- en klikgedrag)

Van klanten verwerken wij de volgende gegevens:

Indien je klant bent van ons of gebruikmaakt van onze software of dienstverlening, dan verwerken wij aanvullende persoonsgegevens. Dit zijn de volgende gegevens:

  • Factuur- en betaalgegevens
  • Gegevens over je activiteiten binnen onze software (open- en klikgedrag) en dienstverlening.

Cookies: persoonlijke gegevens en surfgedrag

Zoals aangegeven gebruiken wij cookies op de website van Mister Mail. Een cookie is een tekstbestand dat door door onze website op je desktop of je mobiele apparaat wordt geplaatst. Je kunt ervoor kiezen om deze cookies niet te accepteren. Dan houden we geen informatie van je bij.
Als je de cookies wel accepteert, dan worden er tijdens je bezoek aan onze website cookies geplaatst die naast persoonlijke gegevens ook je surf- en klikgedrag registreren. Hierbij kun je denken aan je IP-adres, geografische informatie, browsertype, het aantal pagina’s dat je bezoekt, de duur van je websitebezoek en overige reguliere webstatistieken. Deze cookies hebben als doel om de gebruiksvriendelijkheid van onze website te verbeteren en om de inhoud van onze communicatie aan te passen met datgene waarvan wij denken dat het relevant voor je is, op onze website of via andere kanalen.

Waarom verwerken wij die persoonsgegevens?

Wij gebruiken je persoonsgegevens, om de services te kunnen leveren waar je om vraagt. Bijvoorbeeld voor het versturen van (gepersonaliseerde) e-mailings waarvan wij denken dat het relevant voor je is. Wij gebruiken je gegevens om je te kunnen informeren over andere producten of services die worden aangeboden door Mister Mail, en om je belangrijke uitnodigingen te sturen om deel te nemen aan onderzoeken of evenementen met betrekking tot het Mister Mail producten- en dienstenaanbod.
Je persoonsgegevens worden door Mister Mail BV verwerkt voor de volgende doeleinden:

  • Voor het uitvoeren van de met jou gesloten overeenkomst(en), waaronder facturatie.
  • Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (administratie- , bewaar- en belastingplicht).
  • Om met je te kunnen communiceren via verschillende kanalen (telefoon, post, e-mail, social, website, binnen onze software) vanuit zowel een service- als marketingoogpunt.
  • Om de inhoud van onze communicatie met jou aan te passen met datgene waarvan wij denken dat het voor jou relevant is. Bijvoorbeeld om je te informeren over nieuwe en/of aanvullende producten en/of diensten of de voor jou meest relevante advertentie te kunnen laten zien.
  • Om je te kunnen helpen met (support-) vragen.
  • Om onze software en dienstverlening te verbeteren.

Rechtsgronden van de verwerkingen

De rechtsgronden voor onze doeleinden van verwerking zijn:
Noodzakelijk voor uitvoeren van een overeenkomst met jou (artikel 6 lid 1sub b AVG);

Wettelijke verplichtingen (artikel 6 lid 1sub c AVG)

Gerechtvaardigde (marketing-) belangen van Mister Mail BV (artikel 6 lid 1sub f AVG).

Verplichte verstrekking

Wanneer wij je om persoonsgegevens vragen, dan maken wij per situatie kenbaar of de verstrekking van de gegevens noodzakelijk of verplicht is en wat de (mogelijke) gevolgen zijn indien de gegevens niet worden verstrekt. Uitgangspunt daarbij is steeds dat Mister Mail BV niet meer persoonsgegevens zal verwerken dan noodzakelijk voor de hiervoor beschreven doeleinden.

Uitwisseling met derden

Wij verstrekken, verkopen, verhuren of leasen je persoonsgegevens nooit aan derden, tenzij we wettelijk verplicht zijn om gegevens te verstrekken of wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven.
Voor de uitvoering van onze dienstverlening schakelen wij dienstverleners in. Dit zijn geen ‘derde ontvangers’ maar ‘verwerkers’. Deze verwerkers gebruiken de gegevens niet voor eigen doeleinden en verwerken de persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de opdracht van Mister Mail BV.

Gegevens binnen de EER

Je persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt binnen de Europees Economische Ruimte (EER).

Geautomatiseerde besluitvorming en profiling

Mister Mail BV maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en/of profiling.

Bewaartermijn

We bewaren je persoonsgegevens niet langer dat noodzakelijk.

Beveiliging van persoonsgegevens

Mister Mail BV heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking, waaronder:
Mister Mail BV is volledig ISO 27001 gecertificeerd voor alle processen en alle systemen op kantoor én op ons technisch platform.
Onze website en software heeft een SSL-certificaat die bezoekers en gebruikers de garantie geven dat (persoonlijke) gegevens via browsers via HTTPS worden verzonden, waardoor informatie wordt gecodeerd en beveiligd. SSL (Secure Sockets Layer) wordt onder andere ook gebruikt voor online transacties (met creditcards).
Mister Mail BV heeft uitgebreide maatregelen genomen waarmee wordt afgedekt wat de procedure is in geval van een datalek. Maar belangrijker nog; er zijn diverse technische én organisatorische maatregelen genomen om datalekken te voorkomen.
Mister Mail BV heeft een Security Officer aangesteld.

Rechten van betrokkenen

Mister Mail BV behartigt al je privacyrechten. Heb je tips of opmerkingen? Laat het ons dan weten! Om van je rechten gebruik te maken kun je contact met ons opnemen.

Informatie en inzage

Je hebt het recht op informatie en inzage van de persoonsgegevens die we van jou verwerken. We vertellen je daarbij graag hoe en waarom we die gegevens verwerken.

Rectificatie

Je hebt het recht om je persoonsgegevens te laten wijzigen of zelfs verwijderen indien de gegevens niet (langer) juist zijn, of indien de verwerking niet (langer) gerechtvaardigd is. Heb je het idee dat we verkeerde gegevens van jou hebben? Laat het ons dan weten, dan passen we het aan.

Vergetelheid

Je hebt het recht om aan ons te vragen om de persoonsgegevens die wij van jou hebben te verwijderen. Het kan zijn dat we je persoonsgegevens niet volledig kunnen verwijderen, omdat we sommige gegevens nog wel moeten verwerken voor andere doeleinden. Bijvoorbeeld administratie of andere wettelijke verplichtingen.

Beperking

Heb je het idee dat wij jouw persoonsgegevens onrechtmatig of onjuist verwerken, dan kun je die verwerking ook laten beperken.

Bezwaar (verzet)

Het recht van bezwaar houdt in dat je bezwaar kunt maken tegen bepaalde verwerkingen van persoonsgegevens. Je hebt dit recht bij alle verwerkingen die niet zijn gebaseerd op (1) je expliciete toestemming, (2) de noodzakelijkheid ervan ten aanzien van de uitvoering van een overeenkomst met jou (3) het voldoen aan wettelijke verplichtingen of (4) het beschermen van vitale belangen van uzelf of anderen. Wanneer je bezwaar maakt tegen het gebruik van je persoonsgegevens om je te informeren over onze activiteiten en soortgelijke (“direct marketing”) verwerkingen, dan honoreren wij dit altijd. Je kunt de verdere ontvangst van (marketing-) e-mails van Mister Mail voorkomen door de te klikken op de afmeldlink in iedere e-mail die je van ons ontvangt. Je gegevens worden vervolgens niet langer voor de direct marketing doeleinden gebruikt. Wanneer je bezwaar maakt tegen andere vormen van verwerking van je persoonsgegevens, dan beoordelen wij of wij aan je bezwaar tegemoet kunnen komen. Het is in dat geval aan ons om aan te tonen dat we, ondanks je bezwaar, toch een gerechtvaardigd belang hebben de persoonsgegevens te blijven verwerken. Indien die afweging van belangen in je voordeel uitvalt, dan staken wij de verwerking van je gegevens.

Overdraagbaarheid

Je hebt het recht om de door jou aan ons verstrekte persoonsgegevens (terug) te ontvangen in een gangbaar bestandsformaat. Dit recht geldt alleen voor de persoonsgegevens die wij van je verwerken op grond van je toestemming of een met jou gesloten overeenkomst. Het recht geldt bovendien alleen voor de gegevens die wij al in digitale vorm verwerken (dus niet voor analoge verwerkingen). Je bent vrij die gegevens vervolgens door te geven aan een andere partij.

Uitoefening van de rechten

Het uitoefenen van de rechten is voor jou kosteloos, behoudens misbruik. Je oefent de rechten uit door contact met ons op te nemen.

Termijnen

Wij zullen je vragen/verzoeken in beginsel binnen een maand beantwoorden. Mocht de beantwoording van je vraag/verzoek onverhoopt meer tijd kosten, dan zullen wij je hierover binnen een maand informeren. Het kan zijn dat vanwege de complexiteit van de verzoeken en/of het aantal verzoeken de beantwoordingstermijn in totaal oploopt tot drie maanden.

Identificatie

Wij kunnen bij alle vragen/verzoeken vragen om nader bewijs van je identiteit. Dit doen we om te voorkomen dat we persoonsgegevens aan de verkeerde partij verstrekken of ten onrechte wijzigingen aanbrengen in de persoonsgegevens of de wijze waarop die persoonsgegevens door ons worden verwerkt. Om de afhandeling van je verzoek zo vlot mogelijk te laten verlopen, verzoeken we je dan ook op voorhand een kopie van je identiteitsbewijs op een veilige manier mee te zenden.

Individuele afweging bij ieder verzoek

We wijzen je er op dat het de hiervoor beschreven rechten geen absolute rechten zijn. Er kunnen omstandigheden zijn die maken dat we aan een bepaald verzoek geen gehoor kunnen geven. We zullen ieder verzoek steeds op zijn eigen merites beoordelen. Mochten we aan een bepaald verzoek geen gehoor (kunnen) geven, dan zullen we dit uiteraard gemotiveerd aan je kenbaar maken. Je kunt vervolgens in dat geval eventueel de gang naar de rechter maken. Het recht van bezwaar tegen gebruik van gegevens voor direct marketing doeleinden is wel absoluut. Afmeldingen voor onze commerciële uitingen worden dus hoe dan ook gehonoreerd.

Functionaris gegevensbescherming

Mister Mail heeft een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld. De FG houdt toezicht op de naleving van de privacywetgeving en adviseert ons over de privacywetgeving. De FG is bovendien de contactpersoon voor alle vragen die over privacy gaan, zowel voor jou als betrokkene als voor de toezichthouder. Je vindt de contactgegevens van de FG onderaan dit privacy statement.

Toezichthouder

Het staat je verder altijd vrij een klacht in te dienen bij de toezichthouder. De toezichthouder op de privacywetgeving is de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Je vindt de contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens via de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Vragen

Verder staat het je uiteraard vrij vragen te stellen over de door ons verwerkte persoonsgegevens. Neem voor vragen over de privacy contact met ons op via onderstaande contactgegevens.

Wijzigingen

Mister Mail BV houdt zich het recht voor dit privacybeleid aan te passen. Eventuele wijzigingen worden op deze pagina doorgevoerd. De meest recente wijzigingen dateren van 12-05-2018. Deze wijzigingen worden bekendgemaakt op onze website. Mister Mail BV kan je persoonsgegevens verwerken voor nieuwe doeleinden die nog niet staan vermeld in dit privacy statement. In dat geval nemen wij contact met je op alvorens je gegevens te gebruiken voor deze nieuwe doeleinden, om je op de hoogte te stellen van de wijzigingen aan ons reglement voor de bescherming van persoonlijke gegevens en om je de kans te bieden je deelname te weigeren.

Contactgegevens

Als je vragen hebt over dit privacy statement of ons privacybeleid, of een beroep wilt doen op één van je wettelijke rechten, kun je contact met ons opnemen via onderstaande gegevens:

Mister Mail BV
Geusseltweg 31C
6225 XS Maastricht

Algemeen: 043-3628182
Support: 043-3629396
FG: 043-3628182
E-mail: info@mistermail.nl